Management et réunions efficaces

Il y a peu, nous vous parlions des communautés de pratique. Si ces nouveaux outils 2.0 apportent un plus indéniable aux entreprises, il n’empêche que ces dernières seront toujours confrontées au besoin de réunir ses cadres et employés. Que ce soit autour d’une table ou en vidéoconférence, observer quelques petites règles de bonne conduite permet de performer ces moments parfois redoutés. Voici 10 de ces règles, authentiques antibiotiques contre la réunionite.

1. Déterminez le caractère absolument nécessaire de la réunion

Souvent, un coup de fil ou un e-mail suffit. Utilisez toutes les prouesses technologiques qu’offre votre bureau !

2. Choisissez un président

Il faut que quelqu’un dirige pour bien mener les débats et être certain d’atteindre les objectifs de la réunion. Déterminez préalablement qui s’en chargera.

3. Etablissez un agenda

Préparez un agenda et distribuez le préalablement à tous les participants. Demandez leur éventuellement de communiquer des compléments éventuels avant la réunion.

4. Choisissez un moment approprié

Planifier la réunion tôt le matin pourrait entraîner le risque de voir arriver des gens en retard à cause de la circulation. Juste avant le lunch, ils ne penseront qu’à manger. A la fin de la journée, le retour à la maison les obsèdera. Le meilleur moment pour se réunir est donc généralement le milieu de la matinée ou l’après-midi.

5. Veillez à ce que le lieu de réunion soit facile à trouver

Choisissez un endroit que la plupart des participants connaissent. Si la réunion se déroule malgré tout ailleurs, veillez à ce que l’accès soit bien indiqué.

6. Respectez l’agenda

En effet, à quoi cela aurait autrement servi d’en établir un ? Si quelqu’un veut discuter d’un sujet non repris à l’agenda, renvoyez la chose à une réunion ultérieure.

7. Ne vous écartez pas du sujet

Les gens s’écartent toujours du sujet, surtout quand beaucoup de personnes sont présentes. Veillez à suivre le fil conducteur et à ce que tout le monde fasse de même.

8. Consacrez un peu de temps à tout ce qui est dit

Certains sujets évoqués, mais qui ne sont pas prévus pour la réunion concernée, doivent cependant être traités. Notez-les et veillez à ce qu’ils fassent l’objet de discussions ultérieures.

9. Arrêtez-vous à l’heure

Ne laissez jamais une réunion se prolonger. Tenez-vous en à l’agenda ! S’il apparaît que tout ne pourra pas être traité, planifiez une autre réunion.

10. Mettez en pratique ce qui a été décidé

Il n’y a rien de plus frustrant de ne pas donner suite à une réunion, à des sujets discutés, à des solutions envisagées. Mettez en pratique toutes les solutions discutées. De la sorte, vous soulignez l’importance de la réunion et le fait d’y avoir participé.

Source : PMEKMO / Computable – manageronline